การให้ข้อเสนอแนะไม่ได้หมายความว่า แต่มันคือศิลปะ

Shutterstock

Nisha Chittal มีทีมบริหารจัดการและกลยุทธ์ในสถานที่ต่างๆ เช่น NBC News, MSNBC, Vox Media และ Travel Channel เธอได้รับการเสนอชื่อให้เป็น '30 Under 30' ของ Forbes ใน Media ในปี 2016 และเข้าร่วมใน Women's Leadership Accelerator ของ ONA ในปี 2018 นอกจากนี้ เธอยังอาสาเป็นที่ปรึกษาบน DigitalWomenLeaders.com

คอลัมน์นี้เผยแพร่ครั้งแรกใน The Cohort จดหมายข่าวของ Poynter สำหรับผู้หญิงที่เตะตูดในสื่อดิจิทัล เข้าร่วมการสนทนาโดยสมัครสมาชิกที่นี่

ครั้งแรกที่ฉันต้องให้คนที่ฉันได้รับความคิดเห็นเชิงลบ ฉันกลัวการสนทนาเป็นเวลาหลายวัน รายงานตรงของฉันฉลาดและมีความสามารถ และเธอก็ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม แต่ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ และฉันยังมีข้อเสนอแนะที่จะบอกเธอในด้านต่างๆ ที่เธอสามารถปรับปรุงได้ โดยทั่วไปแล้วเป็นคนที่ไม่ชอบข้อขัดแย้ง ฉันรู้สึกกลัวที่จะบอกเธอว่าสำเนาที่เธอเขียนสำหรับบัญชีโซเชียลมีเดียของสื่อสิ่งพิมพ์ของเรานั้นไม่เป็นทางการเกินไป และจำเป็นต้องเชื่อมโยงกับการรายงานจริงของเราให้มากขึ้น ฉันกังวลว่าเธอจะตอบโต้ด้วยการปฏิเสธและการป้องกัน

การเรียนรู้วิธีจัดการกับคำติชม ทั้งการให้และการรับ เป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับการเติบโตและความสำเร็จในอาชีพใดๆ ยังเป็นสิ่งที่กระตุ้นให้เกิดความวิตกกังวลมากที่สุดที่เราทำในที่ทำงาน ฉันใช้เวลาหลายชั่วโมงก่อนการประชุมครุ่นคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันจะพูดและบุคคลนั้นจะมีปฏิกิริยาอย่างไร

การให้คำติชมเป็นเรื่องยากสำหรับทุกคน แต่ในฐานะผู้นำที่เป็นผู้หญิง เราก็ต้องเผชิญกับแรงกดดันเพิ่มเติมที่จะเป็นคนน่ารัก จากการศึกษาจำนวนมากพบว่า สำหรับผู้นำสตรี ความสำเร็จและความคล้ายคลึงกัน — สร้างแรงกดดันให้ผู้หญิงสร้างสมดุลระหว่างการเป็นเจ้านายกับการถูกชอบ และฉันรู้จากประสบการณ์ส่วนตัว และจากการพูดคุยกับผู้หญิงคนอื่นๆ ในกลุ่มประชากรตามรุ่น ว่าบางครั้งเราหลีกเลี่ยงการให้คำติชมเพราะเราต้องการเป็นคนดี

นี่เป็นความผิดพลาด

วิธีการตอบรับของฉันเปลี่ยนไปอย่างมากเมื่อสองสามปีก่อนเมื่อฉันอ่านหนังสือ “ Radical Candor: เป็นหัวหน้า Kickass โดยไม่สูญเสียความเป็นมนุษย์ของคุณ ” ผู้เขียน Kim Scott ใช้เวลาหลายปีในตำแหน่งผู้จัดการที่ Google และ Apple และพัฒนาแนวทางการจัดการที่ไม่เหมือนใครซึ่งเธออ้างว่าช่วยเพิ่มความไว้วางใจ ความสุข และประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน Radical Candor ได้ปรับกรอบความคิดของฉันเกี่ยวกับคำติชมและการจัดการใหม่ทั้งหมด

ปรัชญาหลักของความตรงไปตรงมาคือการให้ข้อเสนอแนะไม่ได้หมายความว่า คุณให้ข้อเสนอแนะที่ตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมา เพราะคุณห่วงใย เกี่ยวกับบุคคลอื่น

สกอตต์อธิบายสองมิติของความตรงไปตรงมาแบบสุดขั้ว: การเอาใจใส่เป็นการส่วนตัว และการท้าทายโดยตรง หากคุณกำหนดได้ว่าคุณใส่ใจบุคคลนั้น การให้คำติชมเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งนั้น เพราะคุณใส่ใจที่จะช่วยให้บุคคลนั้นเติบโต ปรับปรุง และประสบความสำเร็จในอาชีพการงานของเขาหรือเธอ

ตั้งแต่ฉันอ่านหนังสือเล่มนี้ ฉันก็คิดมากเกี่ยวกับวิธีส่งความคิดเห็น ต้องทำเมื่อไหร่ ทำอย่างไร และทำอย่างไร อย่างนุ่มนวลแต่ชัดเจน ฉันวิตกกังวลกับสิ่งที่จะเกิดขึ้น — จะเกิดอะไรขึ้นถ้าบุคคลนั้นโกรธหรือตั้งรับและปฏิเสธที่จะรับคำติชม ฉันจะทำอย่างไรแล้ว? ในการพูดคุยกับสมาชิกในกลุ่ม Cohort คนอื่นๆ ฉันรู้ว่าฉันไม่ได้อยู่คนเดียวในการใช้เวลาส่วนใหญ่คิดเกี่ยวกับหัวข้อนี้

นี่คือบทเรียนที่ฉันโปรดปรานบางส่วน — และเคล็ดลับจากศิษย์เก่า Cohort คนอื่นๆ ด้วย

ตรงไปตรงมา และอย่าทำ 'แซนวิช'

ประมาณห้าปีที่แล้ว ฉันเพิ่งได้รับการเลื่อนตำแหน่งในทีมโซเชียลที่ MSNBC และเป็นผู้จัดการคนใหม่ ฉันเข้าร่วมการฝึกอบรมความเป็นผู้นำที่บริษัทจัดขึ้นเพื่อนำเสนอข้อเสนอแนะที่สร้างผลกระทบ วิทยากรเปิดเซสชั่นโดยถามผู้คนว่าพวกเขาส่งคำติชมอย่างไร ฉันคิดว่าฉันจะเป็นผู้มีส่วนร่วมที่ดี ยกมือขึ้นและเสนอเทคนิคแซนวิชที่ฉันน่าจะเคยอ่านเจอในบทความทางธุรกิจเมื่อหลายปีก่อน: คุณให้คำชมแก่บุคคลนั้น ตามด้วยคำติชมที่สำคัญ แล้วตามด้วยอีกครั้งโดย สรรเสริญมากขึ้น

วิทยากรอธิบายให้ฉันฟังทันทีว่าทำไมมันถึงผิด ต่อหน้าทุกคนในเซสชั่น (เดาว่านั่นคือสิ่งที่ฉันได้รับจากการยกมือของฉัน!) ตอนนั้นฉันรู้สึกเขินอาย แต่ฉันได้เรียนรู้บทเรียนสำคัญอย่างหนึ่ง เทคนิค 'แซนวิช' ได้รับความนิยมในอดีต แต่สกอตต์ชี้ให้เห็นในหนังสือของเธอว่าเทคนิคนี้อาจทำให้ผู้รับสับสนและทำให้เข้าใจผิดได้

สกอตต์เขียนว่า: “แนวคิดเรื่องอัตราส่วนที่ 'ถูกต้อง' ระหว่างการชมเชยกับการวิจารณ์เป็นสิ่งที่อันตราย เพราะมันอาจทำให้คุณพูดสิ่งที่ผิดธรรมชาติ ไม่จริงใจ หรือแค่ไร้สาระธรรมดาๆ... การยกย่องสรรเสริญหรือคำชมที่ไม่จริงใจเช่นนั้นจะบั่นทอนความไว้วางใจและทำร้ายคุณ ความสัมพันธ์พอๆ กับการวิพากษ์วิจารณ์ที่รุนแรงเกินไป”

Versha Sharma บรรณาธิการบริหารของ NowThis News บอกฉันว่าเธอเคยลองใช้เทคนิคการทำแซนด์วิชแบบเดียวกันนี้ได้อย่างไร และได้พยายามหลีกหนีจากมัน: “ฉันสามารถพบว่าตัวเองพยายามวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ด้วยการชมเชยมากเพราะกลัวว่าจะทำให้พนักงานไม่พอใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นพนักงานชาย แต่ฉันเตือนตัวเองว่า: ฉันเป็นผู้จัดการ และฉันพยายามช่วยพวกเขาผลิต การทำงานที่ดีที่สุด ทั้งหมดที่ฉันต้องทำคือพูดอย่างมั่นใจและซื่อสัตย์”

เป็นราชินีแห่งการรับคำติชมด้วยตัวคุณเอง

แต่ปรัชญาของสกอตต์ไม่ใช่แค่การที่ผู้จัดการให้ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมแก่ผู้ที่พวกเขาจัดการเท่านั้น: ขั้นตอนแรกในการสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจและความจริงใจอย่างสุดขั้วคือการเต็มใจที่จะวิจารณ์ คุณไม่ได้รับการยกเว้นในฐานะหัวหน้า ผู้จัดการก็ผิดพลาดตลอดเวลาเช่นกัน

สกอตต์แนะนำให้ถามความคิดเห็นจากทีมของคุณเป็นประจำ โดยเฉพาะคำวิจารณ์ ขอมันแล้วฟังขอบคุณพวกเขาสำหรับน้ำใสใจจริงและอย่าตั้งรับ หากคุณยินดีที่จะรับคำวิจารณ์ ทีมของคุณจะรู้สึกว่าพวกเขาสามารถเปิดเผยและเปิดเผยกับคุณมากขึ้น และจะนำไปสู่ผลลัพธ์โดยรวมที่ดีขึ้น

การตอบรับที่ดีไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่ความสามารถในการรับฟังและเรียนรู้จากความคิดเห็นนั้นเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ

Kim Bui ผู้อำนวยการฝ่ายนวัตกรรมผู้ชมที่ The Arizona Republic บอกฉันว่า:“ฉันกำลังทำงานกับปฏิกิริยา หน้าตา และภาษากายของฉัน ส่วนหนึ่งของการเป็นผู้จัดการระดับสูงก็คือทัศนะของสิ่งต่างๆ ว่าโดยทั่วไปจะดำเนินไปอย่างไร ดังนั้นหากผู้คนเห็นว่าฉันกำลังย่ำยีหรือโกรธ นั่นทำให้ยากต่อการสร้างความสัมพันธ์ ฉันพยายามทำหน้าตรงและอยู่เงียบๆ โดยทั่วไปแล้วคิดว่าจะพูดอะไรดีก่อนที่จะพูด สิ่งนี้ช่วยให้ฉันมีการป้องกันหรืออารมณ์น้อยลงเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันไม่ควรเป็น แน่นอนว่ามีบางครั้งที่พฤติกรรมแย่มาก ฉันไม่สามารถช่วยได้ แต่ฉันต้องการทำให้มันเกิดขึ้นได้ยาก”

Bui พูดถูกว่าการเตรียมพร้อมเมื่อได้รับข้อเสนอแนะนั้นสำคัญยิ่งกว่าเมื่อคุณเป็นผู้จัดการ ทีมของคุณคอยดูปฏิกิริยาของคุณ หนึ่งในเครื่องมือที่ฉันโปรดปรานในการทำตัวให้เย็นชาในสถานการณ์ที่ตึงเครียดหรือเต็มไปด้วยอารมณ์คือ ฝึกควบคุมการหายใจ การออกกำลังกายการหายใจง่ายๆ ที่ช่วยให้ระบบประสาทสงบลงได้จริง

เอกสารประกอบเพิ่มผลตอบรับของคุณเป็นสองเท่า

ศิษย์เก่ากลุ่มประชากรตามรุ่นหลายคนที่ฉันคุยด้วยกล่าวว่าหนึ่งในเคล็ดลับที่ดีที่สุดของพวกเขาคือการบันทึกความคิดเห็น วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน และตั้งค่าวิธีง่ายๆ ในการติดตามและวัดความก้าวหน้าของคุณ

จารีน อิหม่าม ผู้อำนวยการฝ่ายรวบรวมข่าวสังคมของ NBC News กล่าวว่า “ในฐานะผู้จัดการ เมื่อใดก็ตามที่ฉันให้คำติชมที่สำคัญ ฉันชอบที่จะระบุให้ชัดเจนมาก และหลังจากนั้นฉันจะติดตามผลในอีเมลเกี่ยวกับการสนทนานั้นกับพนักงานของฉัน ฉันพบว่าการบันทึกความคิดเห็นของฉันกับผู้อื่นทำให้ฉันและรายงานโดยตรงของฉันมีความรับผิดชอบ และหากเรามีปัญหาในอนาคต เราสามารถกลับไปที่บันทึกเหล่านี้เพื่อขอความช่วยเหลือและคำแนะนำ”

อิหม่ามกล่าวว่า “ในทำนองเดียวกัน หากฉันได้รับคำติชมจากผู้จัดการ ฉันชอบที่จะตอบกลับทางอีเมลและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าฉันรับทราบความคิดเห็นของพวกเขา และจะจดจำไว้สำหรับอนาคต”

ชาร์มาเห็นด้วย: “เอกสารเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการวัดความก้าวหน้าที่แท้จริง และถ้าคุณมีการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือแฮงเอาท์วิดีโอ อีเมลติดตามผลเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมสำหรับพวกเขาในการอ้างอิงความคิดเห็นของคุณได้อย่างง่ายดาย และเพื่อให้คุณจดจำสิ่งที่คุณได้สื่อสารกับพวกเขาอย่างชัดเจนเช่นกัน”

ให้ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอและทันที

อีกบทเรียนสำคัญที่ฉันได้เรียนรู้จาก Radical Candor? อย่าบันทึกความคิดเห็นของคุณไว้เป็นรายสัปดาห์แบบตัวต่อตัว (คุณกำลังมีแบบตัวต่อตัวทุกสัปดาห์ใช่ไหม) หรือแย่กว่านั้นคือ—การทบทวนผลการปฏิบัติงานประจำปี

นี่คือสิ่งที่ฉันมีความผิดกับรายงานตรงฉบับเดียวกับที่ฉันกล่าวถึงในตอนต้นของคอลัมน์นี้ ฉันกังวลว่าเธอจะถูกตั้งรับและฉันต้องการหลีกเลี่ยงการสนทนาที่ยากหลายๆ ครั้งแยกจากกัน เมื่อฉันสังเกตเห็นสิ่งที่ฉันต้องการให้ข้อเสนอแนะตลอดทั้งสัปดาห์ ฉันจะจดบันทึกไว้ในใจแล้ววางแผนที่จะพูดถึงพวกเขาในสัปดาห์หน้าแบบตัวต่อตัว

แน่นอน เมื่อถึงเวลานั้น ช่วงเวลาจริงอยู่ไกลออกไป และจำรายละเอียดได้ยากขึ้น ซึ่งทำให้คำแนะนำของฉันชัดเจนและเฉพาะเจาะจงยากขึ้น นอกจากนี้ยังเริ่มทำให้การสนทนาเหล่านั้นรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ ซึ่งเป็นเรื่องที่ฉันวิตกกังวลในแต่ละสัปดาห์ เมื่อเวลาผ่านไป ฉันพยายามทำให้ดีขึ้นในการให้ข้อเสนอแนะในทันทีและรวดเร็ว ตามที่สกอตต์แนะนำ

“ถ้าคุณรอนานเกินไปที่จะให้คำแนะนำ ทุกสิ่งทุกอย่างก็จะยากขึ้น” สกอตต์เขียน “เพียงแค่พูดทันทีภายใน 1-2 นาที จะใช้เวลาน้อยกว่าการจัดตารางการประชุมในภายหลัง”

กล่าวโดยสรุป ไม่จำเป็นต้องมีค่าเกี่ยวกับความคิดเห็น ทำให้เป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบการจัดการประจำวันของคุณ

คำติชมควรเป็นสิ่งที่คุณทำบ่อยพอที่เมื่อถึงเวลาที่บทวิจารณ์ประสิทธิภาพการทำงาน ไม่มีอะไรที่คุณพูดควรจะสร้างความประหลาดใจให้กับบุคคลนั้นอย่างสมบูรณ์ บทวิจารณ์อย่างเป็นทางการเหล่านั้น สก็อตต์เขียนว่า “มีขึ้นเพื่อเสริมสร้าง ไม่ใช่ทดแทน สิ่งที่เราทำทุกวัน”

คำติชมเป็นศิลปะ — สิ่งหนึ่งที่เราสามารถฝึกฝนได้เสมอ

ฉันเป็นผู้จัดการมาเกือบห้าปีแล้ว และสิ่งหนึ่งที่ฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับการจัดการก็คือไม่มีใครเข้าใจมันทั้งหมด ซึ่งรวมถึงเจ้านายด้วย การจัดการมีช่วงการเรียนรู้ที่สูงชัน และการทำให้ถูกต้องต้องอาศัยการฝึกฝน มีพื้นที่ให้จัดการและให้ข้อเสนอแนะได้ดีขึ้นเสมอ ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์กี่ปีก็ตาม

แต่ก็สามารถเป็นความสุขได้! ช่วงเวลาหนึ่งที่น่าภาคภูมิใจที่สุดของฉันในฐานะผู้จัดการคือการดูเด็กฝึกงานที่ฉันจ้างที่ NBC เรียนรู้เรื่องเชือกและในที่สุดก็ได้รับการว่าจ้างเต็มเวลาหลังจากที่เธอสำเร็จการศึกษาระดับวิทยาลัย ที่งานอื่น ฉันได้ดูรายงานโดยตรงที่ปรับปรุงทักษะการเขียนของเธออย่างมาก หลังจากได้รับการตอบรับและการฝึกสอนมากมาย สำหรับฉัน ช่วงเวลาเหล่านั้นเป็นส่วนที่น่ายินดีที่สุดในการเป็นผู้จัดการ และเป็นตัวอย่างที่ดีว่าทำไมคำติชมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จ

การให้คำติชมเป็นศิลปะที่คุณสามารถทำได้ดีกว่าด้วยการฝึกฝน แต่มันอาจจะซับซ้อนและเต็มไปหมด ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอาชีพไหนก็ตาม หากคุณไม่ชอบความขัดแย้งเหมือนฉัน ก็สามารถ ท้าทายในการสนทนาที่ยากลำบากกับทีมของคุณ แม้ว่าคุณจะรู้ว่าจำเป็นก็ตาม

แต่เมื่อคุณมีวัฒนธรรมที่ตรงไปตรงมา ทุกคนก็ได้รับประโยชน์ เมื่อผู้คนรู้สึกสบายใจที่จะเปิดเผยและซื่อสัตย์ในที่ทำงาน และเมื่อพวกเขารู้สึกสบายใจที่จะท้าทายผู้จัดการของพวกเขาหรือบอกพวกเขาว่าพวกเขาอาจทำผิดเมื่อไร ทีมงานจะมีความสุขมากขึ้น และผลลัพธ์โดยรวมก็ดีขึ้น

สำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม เรื่องตลกวงใน และการสนทนาต่อเนื่องเกี่ยวกับผู้หญิงในสื่อดิจิทัล ลงทะเบียนเพื่อรับ The Cohort ในกล่องจดหมายของคุณทุกวันอังคารเว้นวันอังคาร