วิธีทำเรื่องยากให้อ่านง่าย

ชัตเตอร์

เวอร์ชันของบทความนี้เพิ่งเผยแพร่ใน โลกการวิจัย .

หนังสือเล่มใหม่ของฉัน “สังหารที่รักของคุณ” ไม่ใช่หนังระทึกขวัญลึกลับ เป็นหนังสือเกี่ยวกับการเขียนหนังสือ — ประมาณ 50 เล่ม แม้จะมีความแตกต่างกัน แต่คู่มือการเขียนก็มีความสอดคล้องกันในการทำให้ข้อความชัดเจนและเข้าใจได้

นี่คือปัญญาที่ยั่งยืน สรุปเป็นโหลๆ

เมื่อคุณพร้อมที่จะนั่งบนคีย์บอร์ดและเขียน คุณอาจจะรู้มากเกินไปแล้ว กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณลืมไปว่าเมื่อไม่นานมานี้ คุณเป็นผู้เรียนที่อยากรู้อยากเห็น อย่าเขียนถึงผู้ฟัง แต่ลองนึกภาพว่าคุณจะเริ่มอธิบายหัวข้อของคุณอย่างไรกับคนที่นั่งข้างคุณบนเก้าอี้บาร์

นักเขียนพูดถึงการอยากได้เสียงที่แท้จริง แต่ส่วนใหญ่ไม่มีใครพูดออกมาดังๆ ข้อความกำลังออกมาจากหน้าหรือหน้าจอ แต่คุณสามารถสร้างภาพลวงตาของใครบางคนที่พูดกับคนอื่นได้ เครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดสำหรับการบรรลุสิ่งนี้คือการเรียกผู้อ่านโดยตรงว่า 'คุณ'

ดอน เมอร์เรย์ ครูสอนการเขียนผู้ยิ่งใหญ่ได้สอนบทเรียนนี้แก่นักเขียนจำนวนนับไม่ถ้วน: “ใช้คำที่สั้นกว่า ประโยคที่สั้นกว่า และย่อหน้าให้สั้นลงในจุดที่มีความซับซ้อนมากที่สุด” บ่อยครั้งที่ผู้อ่านถูกพ่นด้วยประโยคที่ซับซ้อนยาวและไม่สามารถติดตามได้ คิดว่าช่วงเวลานั้นเป็นสัญญาณหยุด ยิ่งป้ายหยุดมากเท่าไหร่ ฝีเท้าก็จะยิ่งช้าลง ซึ่งดีถ้าคุณพยายามทำให้ชัดเจน

พวกเราทุกคนพูดได้หลายภาษา ซึ่งก็คือเราอยู่ในชมรมภาษาต่างๆ มากมาย ปู่ของฉันเป็นคนอิตาลี คุณยายของฉันเป็นชาวยิว ฉันมีปริญญาวรรณคดีอังกฤษ ฉันเล่นในวงร็อค ฉันเป็นโค้ชฟุตบอลหญิง ประสบการณ์แต่ละอย่างสอนให้ฉันสื่อสารในภาษาถิ่นที่ต่างกัน เมื่อฉันรายงานเรื่องทางเทคนิค ฉันต้องเรียนภาษาเฉพาะทาง แต่ผู้อ่านไม่เข้าข้างและจะไม่เข้าใจศัพท์เฉพาะ เว้นแต่ฉันจะสอนพวกเขา

ฉันเรียนรู้สิ่งนี้จากนักเขียนและบรรณาธิการของ Wall Street Journal Bill Blundell 'เป้าหมายของฉัน' เขาบอกฉัน 'คือการเขียนเรื่องราวของ WSJ โดยไม่มีตัวเลขแม้แต่ตัวเดียว ถ้าฉันไม่สามารถทำอย่างนั้นได้ ก็คือการเขียนเรื่องราวที่มีเพียงตัวเลขเดียวที่สำคัญจริงๆ” อย่าจับกลุ่มตัวเลขในย่อหน้าเดียว หรือแย่กว่านั้นคือสามย่อหน้า ผู้อ่านไม่ได้เรียนรู้แบบนั้น

ฉันเรียนรู้สิ่งนี้จากนักออกแบบข่าวที่ดีที่สุดในโลก Mario Garcia วิธีหนึ่งในการจัดการตัวเลข — หรือข้อมูลทางเทคนิคอื่นๆ — ก็คือการแสดงตัวเลขในลักษณะที่มองเห็นได้ บางสิ่ง เช่น เส้นทางการเดินทาง ส่งข้อความได้ยาก แผนที่ตัวระบุตำแหน่งอาจจะดีกว่า แต่จำไว้ว่า: เพียงเพราะมันมีอยู่ในกราฟิกไม่ได้หมายความว่ามันจะเข้าใจง่าย ทดสอบเลย

ลองนึกภาพเรื่องราวที่เมืองกำลังขอทุนสร้างโรงงานเพื่อรีไซเคิลน้ำเสีย “พวกมันจะทำอะไร” ถามบรรณาธิการเมือง “เราจะดื่มน้ำเสียในเมืองนี้หรือไม่” นักข่าวพูดตรงไปตรงมา: “ไม่ ไมค์ คุณไม่ดื่มมัน แต่คุณสามารถรดน้ำสนามหญ้าด้วย และนักดับเพลิงสามารถดับไฟได้ด้วย และจะช่วยประหยัดภาษีได้มากโดยเฉพาะในช่วงฤดูแล้ง”

คำแนะนำในการเขียนทั่วไปคือ 'ขอใบเสนอราคาที่ดีในเรื่องนี้' คีย์เวิร์ดไม่มีคำว่า 'สูง' แต่เป็น 'ดี' หากคุณกำลังทำงานกับเรื่องราวที่ยากลำบาก คุณจะต้องสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญ ดังนั้นควรระมัดระวัง ผู้เชี่ยวชาญมีวิธีแสดงความเชี่ยวชาญโดยใช้ศัพท์แสง คุณไม่จำเป็นต้องทำตัวไม่สุภาพ: “ให้ฉันเป็นภาษาอังกฤษธรรมดาได้ไหม ด็อก?” แต่คุณสามารถถามคำถามซ้ำได้ เช่น “วิธีนี้จะได้ผลไหม” “ขอยกตัวอย่างอื่นได้ไหม” “คุณช่วยพูดซ้ำได้ไหม? ฉันต้องการให้แน่ใจว่าฉันทำถูกต้อง”

รายงานส่งข้อมูลให้ผู้อ่าน เรื่องราวสร้างประสบการณ์ เรามีคำที่อธิบายเรื่องย่อ เรียกว่าเป็นเกร็ดความรู้ คุณสามารถบอกได้หนึ่งย่อหน้า หรือแม้แต่ในประโยคสองสามประโยค “พวกเขากระแทกถังขยะในรางน้ำ เพื่อให้คนตีรู้ว่าเขากำลังตีลูกโค้ง” คุณสามารถสัมผัสได้แม้ว่าฉันจะพูดเพียงไม่กี่คำ

ฉันจำบทความของ Wall Street Journal ที่เริ่มต้นด้วยเรื่องราวของหญิงที่เสียชีวิตในห้องเก็บศพ สามีของเธอยืนอยู่ข้างเธอ มองดูเขม่าที่หน้าเธอ และแผลใกล้ขมับซึ่งถึงตายได้ ทำไมเราถึงอ่านเกี่ยวกับเธอ? เพราะเธอเป็นผู้หญิงคนแรกที่รู้ว่าถูกฆ่าตายในหายนะของเหมืองใต้ดิน แล้วไง? เนื่องจากผู้หญิงจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ เข้าสู่งานซึ่งครั้งหนึ่งเคยจำกัดไว้เฉพาะผู้ชาย พวกเธอจึงต้องแบ่งปันผลประโยชน์และอันตราย

บางทีฉันน่าจะตั้งชื่อเรื่องนี้ว่า 'ความลับ 12 ข้อของการเขียนที่ชัดเจน' เมื่อฉันใช้คำว่า 'ความลับ' ในหัวข้อข่าวหรือชื่อเรื่อง ดูเหมือนว่าผู้ฟังจะให้ความสนใจมากขึ้น ทำไมผู้หญิงถึงมีผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนในทศวรรษที่ผ่านมาได้ดีกว่าผู้ชายมาก อะไรคือความลับของภาพยนตร์เกาหลีใต้ที่ได้รับรางวัลออสการ์สาขาภาพยนตร์ยอดเยี่ยม? วิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้สำเร็จการศึกษาระดับวิทยาลัยในการกู้คืนจากหนี้นักศึกษาคืออะไร? ฉันติดทุกเรื่องราวที่มีวลีที่ว่า “นี่เป็นวิธีที่ได้ผล”

ฉันได้สอนบทเรียนเหล่านี้ให้กับธุรกิจ องค์กรไม่แสวงผลกำไร สหภาพแรงงาน และหน่วยงานราชการ สถานที่ต่างๆ เพื่อเสนอราคาลูกค้ารายหนึ่งว่า 'ที่ที่ภาษาจะตาย' ฉันถามบรรณาธิการคนหนึ่งว่า 'มีเหตุผลไหมว่าทำไมย่อหน้านั้นต้องยาว 417 คำ' การไม่มีพื้นที่สีขาวนั้นสร้างบล็อกประเภทที่หนาแน่นและไม่สามารถเข้าถึงได้ ฉันแนะนำว่าให้อ่านออกเสียงแล้วคุณจะได้ยินการหยุดพักตามธรรมชาติ

ประโยคที่ชัดเจนที่สุดมักจะเก็บประธานและกริยาไว้ด้วยกันใกล้จุดเริ่มต้น เมื่อประธานและกริยาในประโยคหลักแยกจากกัน ความชั่วร้ายทุกประเภทสามารถเกิดขึ้นได้

งานของคุณในฐานะนักเขียนไม่ใช่แค่การทิ้งข้อมูลเท่านั้น งานของคุณคือการรับผิดชอบต่อสิ่งที่ผู้อ่านรู้และเข้าใจเพื่อประโยชน์สาธารณะ ตอนนี้ได้รับมัน

รู้สึกอิสระที่จะ ดาวน์โหลด และแบ่งปันกราฟิกนี้ตามที่คุณต้องการ

Ren LaForme/Poynter

Roy Peter Clark สอนการเขียนที่ Poynter เขาสามารถติดต่อได้ทางอีเมลที่อีเมลหรือ Twitter ที่ @RoyPeterClark